第一章 总则

1.1为规范湖北东正科技集团有限公司合同与信用管理工作，防范合同法律风险、客户信用坏账风险，维护公司合法经营权益，依据《中华人民共和国民法典》合同编以及守合同重信用企业相关管理要求，结合公司实际经营情况，特制定本制度。

1.2本制度适用于公司所有对外业务合同签订、履约、客户信用全流程管理，覆盖公司各业务部门、财务部、综合办公室以及全体业务经办、审批管理人员。本制度为公司合同信用管理总纲，公司各岗位人员应当熟知制度条款，严格遵照执行。

第二章 管理机构及岗位职责

2.1公司设立合同信用管理工作体系，合同信用管理归口部门为综合办公室，设置专职 / 兼职合同信用管理岗位，统筹公司合同全生命周期管理以及客户信用风险管理工作，对公司总经理直接负责。各业务部门、财务部为协同执行部门，按照岗位职责分工落实合同信用相关工作。

2.1.1公司总经理：为合同信用管理第一责任人，全面领导合同信用管理各项工作；审批重大合同、重大客户授信方案，审批重大坏账处置、重大合同解除、诉讼维权事项；审定合同信用相关管理制度，对公司合同、信用风险负总责。标的金额较大、关系公司重大权益的合同及高风险客户处置事项，须报送总经理审批。

2.1.2综合办公室‑合同信用管理岗：建立、修订合同信用管理制度；编制更新合同示范模板；组织合同评审，审查合同合法性、完整性；开展客户信用资料收集、信用等级评价、授信复核；管理合同、客户信用档案；负责合同专用章使用登记；跟踪重大合同履约风险；组织合同法律及信用管理培训；跟踪应收账款风险，出具风险提示；保管授权委托书，做好授权登记；整理各类管理台账，迎接主管部门监督检查。

2.1.3各业务部门及业务经办人：对合作客户主体、业务背景、客户资料真实性承担首要责任；收集客户资料，发起合同评审；跟进合同全流程履约，掌握客户经营及付款情况；发现客户逾期、经营异常、失信涉诉等风险第一时间上报；配合账款催收；严禁隐瞒风险信息、私自承诺合同条款，禁止未经审批订立口头、书面合同；部门负责人对本部门合同及客户信用风险承担管理责任。

2.1.4财务部：建立应收、应付账款完整台账，登记合同编号、往来单位、金额、收付节点；定期与业务部门账务核对，推送账款逾期预警；依据生效合同审核收付款，无合同、无履约验收材料有权拒绝付款；参与重大合同评审，审核价款、付款、发票涉税条款；配合逾期账款对账取证；坏账核销严格履行审批流程，完整留存处置档案。

2.2相关岗位人员未履行岗位职责，发生未评审签约、隐瞒重大风险、档案遗失泄露、越权处理合同等行为，给公司造成经济或名誉损失的，视情节给予通报、绩效扣减、岗位调整；造成重大损失的依法追偿；涉嫌犯罪的移交司法机关处理。

第三章 合同委托授权管理

3.1公司对外签订合同，除法定代表人亲自签署外，其他人员对外签约必须出具书面授权委托书，禁止无授权、超授权对外开展签约业务。

3.2授权委托书由综合办公室合同信用岗统一制式、编号、登记、发放、归档，载明授权单位、法定代表人、受托人身份、代理事项、权限、有效期限，一式两份，一份对外使用，一份内部存档。严禁出具空白授权委托书。

3.3办理授权：业务部门提交申请，写明代理人、业务范围、授权期限，经部门负责人审核、总经理审批后制作授权文书，加盖公章或合同专用章，登记《授权委托书发放回收台账》。

3.4受托人仅可在授权范围及有效期内开展业务；授权到期代理权自动失效，业务需要继续代理应当重新办理授权。员工调岗、离职，须交回全部授权原件；原件无法收回的，向合作方发送撤销授权告知函并留存凭证。授权委托书不得转借、涂改，涂改后无效。

3.5未取得授权、超期、超权限以公司名义签约，属于无权代理，由此产生的损失由行为人承担，公司有权全额追偿。合作方明知无权代理仍签约的，公司不承担合同责任。

3.6授权台账、委托书原件、撤销通知作为重要档案专柜保管，保管期限不少于合同履约完毕后 5 年，每年年末开展授权盘点。

第四章 客户信用风险评价、授信及应急处理

4.1凡开展赊销、账期业务，必须执行客户信用评价与授信审批；现款现货客户简化流程，但仍需收集客户基础资料。

4.2业务前期收集客户营业执照、资质、涉诉、失信、经营情况等资料，经办人对资料真实性负责；存量客户持续跟踪经营动态，重大负面信息及时上报。

4.3合同信用管理岗综合客户实力、履约记录、涉诉失信情况，将客户划分为 A、B、C、D 四级：A 级信用优良；B 级可适度授信；C 级严格控制账期；D 级高风险，原则上现款现货。新客户首次合作原则上不给予大额授信。形成《客户信用等级评价表》归入档案。存量客户每年至少一次信用复评，出现逾期、诉讼、停产等重大变化立即开展专项复评。

4.4授信包含赊销许可、赊销额度、账期。业务部门提出授信建议，合同信用岗风险审核，财务部评估资金风险，大额授信报总经理审批。所有赊销严格控制在审批授信范围内，确需突破授信须专项审批。客户信用等级下调，同步缩减、暂停或取消授信。

4.5客户出现货款逾期、大额诉讼、失信、经营停滞、负责人失联、破产迹象，立即启动风险应急：暂停新增赊销及供货；开展对账固定债权；依次进行催告、发送催收函、协商还款协议；拒不还款的，经审批发送律师函、提起诉讼或仲裁，完整留存全部处置记录存入客户档案。

4.6业务人员隐瞒客户风险、超授信开展赊销造成坏账，按公司制度追究责任。

第五章 客户信用档案管理

5.1实行一户一档，纸质、电子档案同步管理，覆盖现有及历史合作客户。档案归集客户主体资料、信用评价授信材料、业务合同、对账回款凭证、逾期催收、风险处置、诉讼文书等资料，业务部门收集资料提交合同信用岗归档，业务产生新资料及时补充更新。

5.2纸质档案存放综合办公室专用档案柜，做好防火防潮防盗；电子档案内部存储、定期备份。业务终止后档案保存不少于业务完结后 5 年，到期按流程登记销毁，不得随意丢弃原件。严禁涂改、抽换原始档案材料。

5.3档案仅限内部履职查阅，外部无关人员不得查阅。查阅须履行登记手续，写明查阅人、事由、日期；纸质档案原则上不得外借，确需借出须部门负责人审批，约定归还时限。查阅人员不得外泄、复制档案用于工作以外用途。

5.4岗位人员调岗、离职，必须完成档案清点移交，签署移交清单，档案交接完成方可办理异动手续。档案损毁、泄露，保管人第一时间上报补救，人为原因造成损失予以追责。

第六章 合同签订评审管理

6.1所有对外书面合同，未经完整内部评审，不得签字盖章、不得先行履约；严禁先履约后补评审手续。本制度覆盖采购、销售、服务等全部对外合同。

6.2由业务经办人发起评审，完成业务谈判后，提交合同草案、对方资质资料，填写《合同评审流转单》，说明业务背景及风险提示，报部门负责人初审。优先使用公司标准合同模板；使用对方提供文本的，业务人员标注差异条款提示重点审查。

6.3普通合同评审流程：业务部门负责人初审→合同信用管理岗审查法律风险→财务部审核价款、付款、发票涉税→分管领导审批；标的大、风险高的重大合同，流转至总经理终审。紧急业务可执行简易评审，关键岗位完成审核，事后补齐书面归档资料，不得跳过评审。

6.4各岗位审查重点：业务负责人审核业务真实性；合同信用岗审核主体资格、合同完整性、权责、违约及争议条款；财务部审核价款、付款节点、发票、资金风险；分管领导、总经理把控业务可行性与商业风险。

6.5评审出具修改意见的，业务人员修改合同后复核，全部风险处置完毕方可流转用印。无法修改的风险条款，业务部门提交专项风险说明，报上级审批，不得忽略评审意见。评审流转单各岗位签署明确意见与日期，与合同原件一并归档，不得事后伪造补填评审记录。未经评审擅自签约造成损失的，追究相关人员责任。

第七章 合同签订、履行、变更和解除管理

7.1合同优先使用公司标准模板，全部约定落实书面文本，重要业务不采用口头约定。外来版本必须完整评审，甄别不公平条款。签约时核对对方签约人授权委托书；合同确认无误加盖公章或合同专用章，多页合同加盖骑缝章，防范页面替换。公司至少留存两份原件，综合部、财务部各存一份，业务部门留存复印件。电子合同备份原始文件；作废合同回收原件标注作废统一保管，不得外流。

7.2合同生效后，业务部门作为履约主体，对照合同跟进供货、验收、对账、收付款，建立履约台账。财务部按合同管控收付，到期应收款及时提示催收。发现对方延迟交货、逾期付款、质量违约等情况第一时间上报，固定证据采取催告措施。送货单、验收单、对账单等履约凭证全部归档。

7.3合同履行中需要变更价款、供货范围、期限、付款等实质性内容，禁止口头变更，必须签订书面补充协议。补充协议执行完整评审审批流程，与原合同一并归档，未签署补充协议不得按变更后内容执行。

7.4达到约定解除条件或法定解除情形，业务部门会同合同信用岗开展风险评估，履行内部审批，向相对方发送书面解除通知，留存送达凭证。合同解除后开展清算，对工作量、退款、违约金形成书面确认文件，禁止业务人员私自口头解除合同。

7.5合同义务全部履行完毕即为终止，业务部门整理全套资料移交归档；存在质保、追责事项的持续跟踪至权利义务了结。工作人员私自口头变更、解除合同造成损失，予以追责。

第八章 合同印章与合同文本管理

8.1合同专用章由综合办公室专人专柜保管，不得交由业务部门、经办人保管；印章人员调岗离职必须办理印章移交。保管人仅对完成合同评审审批的合同用印，非工作时段印章上锁保管，不得随意委托他人代管。

8.2办理合同用印，须提交审批完成的《合同评审流转单》及最终版合同，手续不全保管人有权拒绝盖章。建立《合同专用章使用登记台账》，逐笔登记用印日期、合同名称、合作单位、经办人。禁止在空白合同纸上盖章；多页合同加盖骑缝章；合同涂改位置无双方确认不予用印。电子签章同样执行先评审后签章，原始文件完整备份。

8.3合同签署完成，原件综合部、财务部分别留存；业务部门留存复印件。综合部建立总合同台账，登记合同编号、合作方、签约时间、金额、履行状态、归档位置。纸质卷宗分类存放，电子文件定期备份。谈判作废的盖章合同全部回收标注作废统一保管。合同文本、用印台账保存不少于履约终止后 5 年，到期按档案销毁流程处置。

8.4印章保管人违规用印、丢失原件，视情节绩效考核处罚；造成经济损失承担赔偿责任，员工强令违规用印的，保管人应当拒绝并向上级报告。

第九章 应收账款与商账追收管理

9.1业务部门为应收账款第一催收责任部门，业务经办人对经办业务回款负责。财务部建立应收账款明细台账，登记合同编号、客户、应收金额、到期日、回款、逾期天数。财务部定期与业务部门对账，账款到期前推送到期提醒，发生逾期第一时间向业务及合同信用岗预警。

9.2分级开展催收：到期前业务人员提醒客户付款；逾期 30 天以内，经办人电话催收留存记录；逾期 30‑90 天，发送书面催款函，留存送达凭证，合同信用岗介入对账固定债权；逾期超过 90 天，暂停赊销供货，评估偿债能力，协商还款计划；客户恶意拖欠，经总经理审批，采取律师函、诉讼、仲裁等法律手段。全部催收材料归入客户信用档案。

9.3未经公司审批，经办人不得私自承诺货款、违约金减免；债务减免须专项申请、总经理审批。坏账认定执行内部审批流程，业务、财务、合同信用岗共同核查原因，证据完整归档；账务做坏账处理不代表放弃对外债权，具备条件继续追偿。

9.4发生大额逾期，同步下调客户信用等级，缩减或取消授信，停止新增供货。回款率纳入业务绩效考核；因瞒报客户情况、怠于催收形成坏账，追究绩效及经济赔偿责任。

第十章 应付账款管理及客户信用信息安全

10.1 应付账款管理

10.1.1财务部依据生效合同、履约验收单据、合规发票建立应付账款台账，登记供应商、合同编号、履约金额、应付、已付余额，每笔挂账须具备合同与履约依据，禁止无依据挂账。

10.1.2业务部门依据履约情况提交付款申请，同步提交合同复印件、验收记录、合规发票；财务部审核合同有效性、履约节点、发票合规性，资料不全、未达付款条件予以退回；重大付款履行领导审批，付款严格遵照合同约定执行。

10.1.3对大额长期合作供应商每年至少开展一次往来对账，形成盖章对账单归档；存在账款争议，业务财务共同核实形成书面确认，不得搁置。业务发生采购变更必须签署补充协议并评审，财务依据协议更新台账，禁止口头调整应付金额。应付账款台账、审批单据、对账单保存不少于业务完结后 5 年。虚构业务、虚假材料申请付款或审核失职造成资金损失的，追究相关人员责任。

10.2客户信用信息安全管理

10.2.1客户信用信息属于公司商业秘密，采集信息仅限业务合作、信用评价、风险管控使用，不得挪作他用。纸质档案上锁保管，电子档案设置访问权限，禁止将完整客户信用资料存放私人手机、私人云盘。

10.2.2信用信息仅限本职工作内部使用，员工不得私自复制、截图、转发敏感信用资料；对外提供客户资料须部门负责人审批；内部传递优先使用公司办公渠道，禁止随意通过社交软件发送完整敏感档案。查阅借阅严格执行档案登记制度，不得越权查询非本人业务客户信息。

10.2.3员工调岗、离职，须交还全部纸质资料，删除私人设备存储的客户信息，综合部取消系统访问权限，未完成交接不予办理异动。发生信息泄露第一时间上报综合部，采取补救措施；人为泄露造成损失予以追责，涉嫌违法移交司法。公司开展信息安全宣贯，强化员工保密意识。

第十一章 合同信用法律法规学习与附则

11.1公司每年组织合同信用集中学习培训不少于 2 次，结合业务安排培训时间；法律法规更新时组织专项学习；新入职业务岗位上岗前完成制度交底学习。

11.2学习内容包含《民法典》合同编、企业信用相关法律规范、公司全套合同信用管理制度、合同纠纷及坏账警示教育案例、守合同重信用相关政策文件。

11.3培训形式采用内部宣讲、案例研讨、文件自学，条件允许可聘请外部法务授课。每次培训留存备查档案：培训通知、课件、参训签到表、培训照片、学习记录，由综合办公室归档，保管期限不少于 5 年。外勤出差未能到场人员，下发课件完成补学。

11.4培训后检验制度落地情况，针对业务暴露的薄弱点在下一期培训重点强化。

本制度由综合办公室会同财务部共同解释，自发布之日起施行。公司原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。